Кадровый аудит работодателя в Узбекистане: какие документы и процессы проверить, чтобы снизить риски

В небольшой компании кадры часто ведут «по ходу дела»: договор берут из старого шаблона, приказ готовит бухгалтер, данные в ЕНСТ вносит тот, у кого есть ключ ЭЦП. Пока всё спокойно, расхождения никто не замечает. Они всплывают в неудобный момент — при увольнении со спором, смене кадровика, проверке.

Кадровый аудит помогает найти такие расхождения заранее. В этой статье — что именно проверить, на какие нормы опираться, какие ошибки встречаются чаще всего и что с ними делать. В конце — таблица рисков и чек-лист, по которым можно провести первичную проверку самостоятельно.

Что такое кадровый аудит

Аудит как сверка трёх слоёв

У каждого сотрудника в компании есть три «версии».

1. Документы: трудовой договор, доп. соглашения, приказы, листы ознакомления, трудовая книжка.
2. ЕНСТ: зарегистрированный договор, должность в структуре организации, изменения и дата прекращения.
3. Реальная работа: какую работу человек выполняет, где, по какому графику и сколько фактически получает.

В идеале все три версии совпадают и соответствуют Трудовому кодексу. Кадровый аудит проверяет именно это. Например, по договору сотрудник — менеджер с окладом, в ЕНСТ он числится на другой должности, а на деле уже полгода руководит отделом с другой зарплатой. Каждое такое расхождение — потенциальный спор или претензия.

Чем кадровый аудит отличается от HR-аудита

Эти проверки часто путают, хотя они отвечают на разные вопросы.

Правильно оформленные договоры не объясняют, почему новички уходят через два месяца. И наоборот: хорошо настроенный найм не защитит от спора, если приказ об увольнении составлен с ошибкой. Если вас интересует вторая сторона вопроса, прочитайте разбор аудита HR-процессов от наших коллег из SPECTRE. Здесь же речь пойдёт о документах и обязательных процедурах.

Обязательна ли такая проверка

Кадровый аудит — это инструмент внутреннего контроля. Важнее не сам аудит, а требования, которые он проверяет: правила оформления договоров, сроки регистрации в ЕНСТ, порядок увольнения и другие нормы, о которых пойдёт речь ниже. Они обязательны для работодателя независимо от того, проводится проверка или нет. Для отдельных категорий работников Трудовой кодекс предусматривает дополнительные гарантии, а для микрофирм и индивидуальных предпринимателей — исключения из общих правил.

Если вы — микрофирма или индивидуальный предприниматель. Часть пунктов этой статьи для вас работает иначе:

• микрофирма вправе полностью или частично не принимать локальные акты — ПВТР, положения об оплате и премировании, график сменности. Но тогда эти условия должны быть в трудовых договорах, заключённых по типовой форме, а перечень однократных грубых нарушений можно закрепить в самом договоре (ТК, ст. 505, 506);
• микрофирма предупреждает об изменении условий труда не позднее чем за один месяц, а её работник увольняется по собственному желанию с предупреждением за 7 календарных дней (ст. 505, 506);
• индивидуальный предприниматель принимает работников без приказа и не ведёт трудовые книжки; трудовой договор составляется в трёх экземплярах, один из них представляется в налоговый орган (ст. 508);
• ИП предупреждает об изменении условий труда не менее чем за 14 календарных дней, работник ИП увольняется с предупреждением за 7 календарных дней, а о прекращении договора ИП уведомляет налоговый орган не позднее трёх рабочих дней (ст. 510, 511).

Когда стоит проводить кадровый аудит

Проверка полезна в любой момент, но особенно оправдана в ситуациях, когда риск расхождений выше обычного:

• сменился кадровик, бухгалтер или аутсорсер, который вёл кадры, и нужно понять, что досталось в наследство;
• пришёл новый директор или собственник и отвечает за то, что было оформлено до него;
• штат быстро вырос: договоры заключали по одному шаблону, изменения оформляли «потом»;
• планируется привлечение инвестора или реорганизация, и покупатель или инвестор будет проверять трудовые риски;
• назревает спор — жалоба сотрудника, конфликтное увольнение, претензия бывшего работника;
• прошёл год с прошлой проверки — регулярный аудит дешевле, чем исправление накопленных ошибок.

Как подготовиться к проверке

Какие документы собрать

Перед проверкой соберите в одном месте:

• трудовые договоры и все доп. соглашения к ним;
• приказы о приёме, переводах, изменении условий, отпусках, отстранении, дисциплинарных взысканиях и увольнении;
• листы ознакомления с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР) и другими локальными актами;
• сами локальные акты: ПВТР, положения об оплате и премировании, о персональных данных, коллективный договор, если он заключён;
• трудовые книжки или выписки из электронных трудовых книжек;
• табели учёта рабочего времени и расчётные ведомости за последний год;
• договоры подряда и оказания услуг с физическими лицами.

Выгрузка из ЕНСТ и сверка со штатом

Второй источник — личный кабинет организации в ЕНСТ на my.mehnat.uz. Посмотрите структуру организации и зарегистрированные договоры и сравните их с тремя другими списками: штатным расписанием, ведомостью начисления зарплаты и списком людей, которые реально работают. Каждое расхождение запишите: кто есть в одном списке и отсутствует в другом, у кого не совпадают должность, ставка или дата.

Сплошная проверка или выборка

Если в компании до 30 сотрудников, проще проверить все личные дела. При большем штате можно начать с выборки и обязательно включить в неё:

• всех, кто принят за последние 6–12 месяцев;
• всех, у кого за это время менялись условия или должность;
• всех, кто работает по договорам подряда.

Это наша рекомендация, а не требование закона. Ошибки чаще накапливаются именно в «движениях» персонала.

Трудовые договоры и приём на работу

Не скрыты ли трудовые отношения за договорами подряда

Трудовой кодекс прямо запрещает заключать гражданско-правовые договоры, которые фактически регулируют трудовые отношения (ТК, ст. 11). Признаки знакомы: человек работает по графику компании, подчиняется распорядку и руководителю, получает фиксированную сумму каждый месяц.

Если суд признает такие отношения трудовыми, трудовой договор считается заключённым со дня заключения договора подряда (ТК, ст. 33). Значит, у человека задним числом появляются все трудовые гарантии — отпуск, выходное пособие, защита при увольнении.

Что сделать: пересмотрите все договоры подряда с физическими лицами. Где отношения по сути трудовые, оформите трудовой договор, приказ и регистрацию в ЕНСТ.

Никто не работает без оформления

Если сотрудника допустил к работе тот, кто вправе принимать на работу, или это произошло с его ведома, трудовой договор считается заключённым со дня начала работы, даже если бумаг нет (ТК, ст. 26, 128). Это не освобождает работодателя от оформления: договор и приказ нужно подготовить в трёхдневный срок с момента начала работы (ТК, ст. 128).

Что проверить: нет ли людей «на пробе», «на стажировке» или «пока без договора».

Форма, обязательные условия и реквизиты договора

Трудовой договор заключается в письменной форме — бумажной или электронной — не менее чем в двух экземплярах. Получение работником своего экземпляра подтверждается его подписью на экземпляре работодателя (ТК, ст. 106).

В договоре обязательно должны быть (ТК, ст. 104):

• место работы — работодатель и местность, где работает сотрудник;
• трудовая функция — профессия, должность, конкретный вид работы;
• дата начала работы;
• условия оплаты труда: оклад или тарифная ставка, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты;
• срок и основание, если договор срочный.

Ещё два условия включаются, только если они применимы: режим рабочего времени — когда он отличается от общего в компании, и гарантии за работу в условиях, отличающихся от нормальных.

Если обязательного условия нет, договор не становится незаключённым. Но его нужно дополнить письменным доп. соглашением (ТК, ст. 104). То же правило действует для недостающих реквизитов. Среди них — ПИНФЛ и номер индивидуального накопительного пенсионного счёта работника (ТК, ст. 107).

Отдельно проверьте, нет ли в договорах условий, которые ухудшают положение работника по сравнению с законом. Такие условия недействительны и не применяются (ТК, ст. 16, 17, 105).

Ознакомление, документы при приёме и приказ

До подписания договора работодатель обязан ознакомить человека с содержанием работы, условиями труда, ПВТР, коллективным договором и локальными актами, связанными с его работой (ТК, ст. 123). С локальными актами знакомят под роспись (ТК, ст. 25). Если подписи в листе ознакомления датированы позже договора, это повод исправить порядок.

Перечень документов при приёме установлен законом. Требовать документы, не предусмотренные Трудовым кодексом и другими актами законодательства, запрещено (ТК, ст. 124). Сверьте свой чек-лист приёма с этим перечнем.

Приказ о приёме издаётся на основании договора и должен ему соответствовать. Работника знакомят с приказом под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы (ТК, ст. 127). Типичная ошибка — в приказе одна должность или оклад, в договоре другие.

Если вам нужно не проверить, а оформить нового сотрудника, воспользуйтесь нашим пошаговым порядком приёма на работу.

Испытательный срок

Испытание действует, только если оно прямо указано в трудовом договоре. Без такой оговорки работник считается принятым без испытания (ТК, ст. 129). Запись только в приказе не помогает.

Срок испытания — не больше трёх месяцев, а для руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и руководителя обособленного подразделения — не больше шести (ТК, ст. 130). Для некоторых категорий испытание не устанавливается вовсе: например, для беременных женщин, женщин с ребёнком до трёх лет и отцов, в одиночку воспитывающих такого ребёнка, работников до 18 лет и при договоре на срок до шести месяцев (ТК, ст. 129).

Прекратить договор по итогам испытания можно, письменно предупредив работника не позднее чем за три дня и указав причины, по которым испытание не пройдено (ТК, ст. 132).

Правовая рамка — лишь половина дела. О том, как использовать эти месяцы, чтобы новичок действительно вошёл в работу, рассказывает план адаптации на первые 90 дней от SPECTRE.

Срочные договоры

Срочный договор заключается не более чем на три года и только при наличии оснований, перечисленных в ТК (ст. 110, 112, 113). Без оснований он считается заключённым на неопределённый срок. Совокупный срок с продлениями не должен превышать пять лет, если иное не предусмотрено законом. Доказывать обоснованность срочного договора в споре должен работодатель (ТК, ст. 111). Если срок договора истекает во время беременности работницы, по её письменному заявлению и медицинской справке договор продлевается до окончания беременности, а при отпуске по беременности и родам — до окончания отпуска (ТК, ст. 408).

Что проверить: у каждого срочного договора есть конкретное основание из ст. 112 или 113, а не просто «по соглашению сторон».

Подробнее — в статье о том, как оформить иностранного сотрудника.

ЕНСТ: регистрация договоров, изменений и увольнений

Заключение, изменение и прекращение трудового договора подлежат обязательной регистрации в межведомственном комплексе «Единая национальная система труда» (ТК, ст. 25, 109). Порядок установлен Положением о ЕНСТ, утверждённым постановлением Кабинета Министров № 971. Пользоваться ЕНСТ обязаны все работодатели, кроме сферы государственной безопасности и работодателей с секретным штатным расписанием (Положение, п. 3).

Сроки регистрации

Доп. соглашения и социальные отпуска лучше регистрировать сразу после подписания, не дожидаясь вопросов.

Подпись ЭЦП и ответственное лицо

Внесённые данные о бумажном договоре работодатель подтверждает ЭЦП. Если данные не подтверждены ЭЦП, договор считается незарегистрированным (Положение, п. 26). То же правило действует для доп. соглашений (п. 30). Данные о прекращении договора без ЭЦП недействительны (п. 37). Внести данные и не подписать их — одна из самых незаметных ошибок.

Работодатель, кроме индивидуального предпринимателя, обязан письменным решением определить ответственных лиц с доступом к ЕНСТ (Положение, п. 8). Если ключ ЭЦП директора «просто есть у бухгалтера», оформите приказ о назначении ответственного.

Должности, структура и прежний стаж

Договор можно зарегистрировать только на рабочее место, внесённое в структуру организации (Положение, п. 23–24). По каждой должности указываются наименование по Национальному классификатору занятий, обязанности, квалификационные требования, режим рабочего времени и условия труда (п. 22). Сверьте, совпадают ли эти данные с договорами.

Работодатель также отвечает за перенос в ЕНСТ записей из бумажных трудовых книжек о прежних местах работы своих сотрудников. Если через ЕНСТ поступил электронный запрос о подтверждении стажа ваших бывших работников, заверить сведения ЭЦП нужно в течение десяти дней (Положение, п. 3).

Незанятое рабочее место, по которому в течение пяти календарных дней не зарегистрирован договор, автоматически попадает в Национальную базу вакансий (Положение, п. 43). Лишние «пустые» должности в структуре стоит удалить или закрыть.

Записи о людях, которые у вас не работают

Сверка ЕНСТ со штатом иногда показывает людей, которые в компании никогда не работали. Положение предусматривает, что такие записи могут быть полностью удалены оператором на основании заключения Государственной инспекции труда (п. 27). Если вы нашли подобную запись, не исправляйте её самостоятельно, а выясните, как она появилась, и обратитесь к юристу.

Изменения договора и переводы

Как оформляются изменения

Любое изменение трудового договора — новая должность, оклад, рабочее место, условия труда — оформляется в два шага (ТК, ст. 149):

1. Работник и работодатель подписывают письменное доп. соглашение не менее чем в двух экземплярах. Получение экземпляра работник подтверждает подписью.
2. На его основании издаётся приказ, который точно повторяет доп. соглашение и объявляется работнику под роспись.

Затем доп. соглашение регистрируется в ЕНСТ. Самая частая ошибка — повышение или перевод оформлены только приказом, а договор и ЕНСТ остались прежними. Условия труда меняются в том же порядке, в каком были установлены (ТК, ст. 135).

Изменение условий по инициативе работодателя

Без согласия работника условия труда можно изменить только если прежние условия невозможно сохранить из-за изменений в технологии, организации производства и труда или сокращения объёма работ. Работника нужно предупредить письменно, под роспись, не позднее чем за два месяца. В споре невозможность сохранить прежние условия доказывает работодатель (ТК, ст. 137).

Если изменение признают незаконным, работник вправе требовать восстановления прежних условий и возмещения ущерба, если снизилась оплата (ТК, ст. 150).

Переводы и совмещение

• Постоянный перевод на другую работу возможен только с согласия работника (ТК, ст. 140).
• Временный перевод по соглашению — на срок до одного года. Если по окончании срока прежняя работа не предоставлена, работник её не потребовал и продолжает работать, перевод считается постоянным (ТК, ст. 141).
• Временный перевод по инициативе работодателя без согласия работника допускается только при производственной необходимости или простое и не более 60 календарных дней в календарном году в совокупности (ТК, ст. 145).
• Совмещение должностей, расширение зоны обслуживания, исполнение обязанностей отсутствующего — с согласия работника и за доплату, с оформлением доп. соглашением или приказом с подписью работника (ТК, ст. 116, 259). Исключение: если обязанности отсутствующего возлагаются на его штатного заместителя, у которого это предусмотрено в должностных обязанностях, отдельное согласие и доплата не требуются.

Что проверить: нет ли «временных» переводов, которые длятся дольше срока, и совмещений без доплаты и письменного согласия.

Увольнение: приказ, сроки и расчёт

Формулировка приказа и роль ПВТР

В приказе об увольнении основание указывается в точном соответствии с формулировкой статьи (пункта) ТК или другого закона и со ссылкой на неё (ТК, ст. 170). Формулировки «уволен за нарушение дисциплины» или «по решению руководства» не подходят.

При увольнении за однократное грубое нарушение в приказе дополнительно указывается пункт ПВТР, в котором это нарушение названо (ТК, ст. 170). Перечень таких нарушений определяется правилами внутреннего трудового распорядка, а для руководителя — трудовым договором (ТК, ст. 162). Если в ваших ПВТР перечня нет, уволить за грубое нарушение будет трудно.

Предупреждения и запреты

Сроки предупреждения работника о прекращении договора по инициативе работодателя (ТК, ст. 165):

Предупреждение делается письменно, под роспись. Срок можно заменить денежной компенсацией соответствующего размера.

При сокращении и несоответствии квалификации работодатель обязан сначала предложить работнику другую работу (ТК, ст. 144, 161). При сокращении учитывается преимущественное право на оставление на работе (ТК, ст. 167).

По инициативе работодателя нельзя уволить работника во время временной нетрудоспособности, отпуска или командировки (ТК, ст. 163). Беременную женщину по инициативе работодателя уволить нельзя, кроме случаев ликвидации организации или прекращения деятельности ИП (ст. 408). Женщину с ребёнком до трёх лет или отца, в одиночку воспитывающего такого ребёнка, по инициативе работодателя можно уволить только при ликвидации, систематическом или однократном грубом нарушении трудовых обязанностей (ст. 409). Запреты, связанные с болезнью, отпуском и командировкой, не действуют при ликвидации организации или прекращении деятельности ИП (ст. 163).

Если работник увольняется сам, он предупреждает работодателя письменно за 14 календарных дней и вправе отозвать заявление до окончания этого срока. Если по истечении срока договор не прекращён и человек продолжает работать, заявление утрачивает силу (ТК, ст. 160).

Расчёт и документы в день увольнения

В день прекращения договора работодатель обязан:

• выдать трудовую книжку или выписку из электронной трудовой книжки и копию приказа (ТК, ст. 171);
• выплатить все причитающиеся суммы, включая компенсацию за все неиспользованные отпуска (ТК, ст. 172);
• выплатить выходное пособие, если увольнение происходит по основаниям, перечисленным в ТК, — например, при сокращении или ликвидации (ТК, ст. 173). Его минимальный размер зависит от стажа у работодателя: от 50% среднего месячного заработка при стаже до трёх лет до 200% при стаже свыше 15 лет.

Если работник в день увольнения не работал, расчёт производится не позднее трёх дней после того, как он потребовал его (ТК, ст. 172). Регистрацию прекращения в ЕНСТ нужно провести в течение трёх рабочих дней. За задержку выплаты заработной платы работодатель несёт перед работником материальную ответственность (ТК, ст. 253, 333).

Чем оборачивается ошибка

Если увольнение признают незаконным, работника восстанавливают и оплачивают время вынужденного прогула. Компенсация морального вреда определяется судом, но не может быть ниже среднего месячного заработка работника. Вместо восстановления суд по просьбе работника может взыскать дополнительное возмещение — не менее трёхмесячной заработной платы. Законность увольнения доказывает работодатель (ТК, ст. 174).

Документы показывают, как человек ушёл, но не объясняют, почему. Если увольнения повторяются, стоит разобраться в причинах увольнений — этому посвящён отдельный материал SPECTRE.

Отпуска, рабочее время и выплаты

Этот блок проверяет, совпадает ли реальный режим работы, отдыха и оплаты с тем, что записано в договорах, ПВТР и приказах. Именно здесь чаще всего расходятся «бумаги» и «жизнь».

Отпуска. Что проверить:

• продолжительность ежегодного основного отпуска — не менее 21 календарного дня (ТК, ст. 217); работникам до 18 лет и работникам с инвалидностью I и II групп положен удлинённый отпуск 30 календарных дней (ст. 218);
• график отпусков на второй и последующие рабочие годы утверждён до начала календарного года, а работника извещают о начале отпуска не позднее чем за 15 дней (ст. 228);
• отпускные выплачиваются не позднее последнего рабочего дня перед отпуском (ст. 233);
• если отпуск делится на части, хотя бы одна из них не короче 14 календарных дней (ст. 231);
• при увольнении выплачивается компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 172, 234).

Рабочее время. Что проверить:

• нормальная продолжительность рабочего времени не превышает 40 часов в неделю (ТК, ст. 182), а смена — 8 часов при пятидневной и 7 часов при шестидневной неделе (ст. 185);
• организован учёт явки на работу и ухода с неё — в табелях или с помощью электронных систем, сверхурочная работа учитывается отдельно (ст. 190, 200);
• к сверхурочной работе привлекают только с письменного согласия работника, кроме исключительных случаев из ст. 189, и не более 4 часов в течение двух дней подряд (ст. 189, 190);
• работа в выходной или праздничный день оформляется приказом, согласие работника подтверждается заявлением или подписью на приказе (ст. 212).

Для отдельных категорий — беременных женщин, работников до 18 лет, работников с инвалидностью, занятых на работах с неблагоприятными условиями — действуют дополнительные ограничения.

Оплата сверх нормы. Первые два часа сверхурочной работы оплачиваются не менее чем в полуторном размере, последующие — не менее чем в двойном. Работа в выходной или праздничный день оплачивается не ниже чем в двойном размере; по желанию работника её можно компенсировать другим днём отдыха (ТК, ст. 262, 263).

Выплаты. Заработная плата выплачивается не реже одного раза в каждые полмесяца — двумя частями, авансом и остатком. Сроки устанавливаются коллективным договором или локальным актом, а при их отсутствии — трудовым договором (ТК, ст. 253). Отдельные категории работников, которым зарплату можно выплачивать раз в месяц, определяет Кабинет Министров. Проверьте, где закреплены ваши сроки и совпадают ли оклады и надбавки в договорах с фактическими начислениями.

Расчёт налогов здесь не разбираем — смотрите отдельный разбор того, как считаются зарплата и налоги с неё.

Локальные акты и персональные данные

Какие локальные акты проверить

Локальные акты не могут ухудшать положение работников по сравнению с законодательством, коллективными соглашениями и коллективным договором. Такие положения недействительны (ТК, ст. 8, 13–15, 17). Работодатель письменно информирует трудовой коллектив (ТК, ст. 15).

При проверке полезно разделить документы на три группы:

ПВТР — локальный акт, который регулирует приём и увольнение, права и обязанности сторон, режим работы, время отдыха, поощрения и взыскания. Его утверждает работодатель (ТК, ст. 296). С ПВТР знакомят при приёме (ст. 123), ими устанавливается режим рабочего времени (ст. 191) и перечень однократных грубых нарушений (ст. 162), а пункт ПВТР указывается в приказе об увольнении за такое нарушение (ст. 170).

Персональные данные сотрудников

Сведения о работнике и членах его семьи, полученные в связи с работой, — конфиденциальная информация (ТК, ст. 175). Трудовой кодекс устанавливает для работодателя несколько правил (ТК, ст. 176, 178):

• получать персональные данные у самого работника, а у третьих лиц — только с его предварительного письменного согласия, за исключениями, предусмотренными законом;
• не передавать данные третьим лицам и не использовать в коммерческих целях без письменного согласия работника, кроме случаев, установленных законом;
• допускать к данным только специально уполномоченных лиц и только в объёме, нужном для их работы;
• не запрашивать сведения о здоровье, кроме тех, что касаются возможности выполнять трудовую функцию;
• установить порядок хранения, использования и передачи данных и ознакомить с ним работников под роспись.

Условия договора или локального акта, по которым работник отказывается от защиты своих данных, недействительны (ТК, ст. 177). Если нарушение порядка обработки данных лишило работника возможности трудиться или снизило его заработок, работодатель возмещает утраченный заработок (ТК, ст. 180).

Что проверить: где хранятся копии паспортов, дипломов и медицинских заключений, у кого к ним доступ, не пересылаются ли они в общих чатах, передаются ли данные подрядчикам и на каком основании. Кроме Трудового кодекса, обработку персональных данных регулирует отдельный закон — его требования стоит проверить с юристом.

Типичные несоответствия и что с ними делать

В таблице собраны ошибки, которые чаще всего обнаруживаются при кадровом аудите. В колонке «Возможный риск» — последствия, прямо предусмотренные Трудовым кодексом и Положением о ЕНСТ.

Чек-лист самопроверки

Ответьте «да» или «нет» на каждый вопрос. Ответ «нет» — повод проверить пункт глубже. Он не означает, что нарушение установлено.

Оформление и приём

• С каждым, кто работает на постоянной основе, заключён трудовой, а не гражданско-правовой договор
  
• Никто не работает дольше трёх дней без договора и приказа
  
• В каждом договоре есть место работы, трудовая функция, дата начала и условия оплаты
  
• В договорах указаны ПИНФЛ и номер индивидуального накопительного пенсионного счёта работника
  
• Договор подписан не менее чем в двух экземплярах, получение экземпляра подтверждено подписью работника
  
• Работник ознакомлен с ПВТР и локальными актами до подписания договора, под роспись
  
• Приказ о приёме совпадает с договором и подписан работником
  
• Испытательный срок указан в самом договоре, не превышает установленного предела и не установлен тем, кому он запрещён
  
• У каждого срочного договора есть конкретное основание из ТК
  

ЕНСТ

• Ответственное лицо назначено письменным решением (для организаций)
  
• Каждый бумажный договор зарегистрирован в течение 5 рабочих дней и подтверждён ЭЦП
  
• Все доп. соглашения зарегистрированы и подтверждены ЭЦП
  
• Каждое увольнение зарегистрировано в течение 3 рабочих дней
  
• Список сотрудников в ЕНСТ совпадает с фактическим штатом и ведомостью зарплаты
  
• Должности и условия в ЕНСТ совпадают с договорами
  
• В ЕНСТ нет записей о людях, которые в компании не работают
  

Изменения и переводы

• Каждое изменение условий оформлено доп. соглашением и приказом
  
• Нет временных переводов, превысивших свой срок
  
• Совмещение должностей оформлено и оплачивается
  

Увольнения

• В приказах основание сформулировано точно по статье ТК
  
• Перечень однократных грубых нарушений закреплён в ПВТР
  
• Работники предупреждаются письменно и в установленные сроки
  
• Расчёт, трудовая книжка или выписка и копия приказа выдаются в день увольнения
  

Отпуска, время и выплаты

• Ежегодный основной отпуск — не менее 21 календарного дня
  
• График отпусков утверждён до начала года, работников извещают не позднее чем за 15 дней
  
• Отпускные выплачиваются не позднее последнего рабочего дня перед отпуском
  
• Фактический график работы совпадает с режимом в ПВТР и договорах, неделя не длиннее 40 часов
  
• Учёт явки и ухода ведётся, сверхурочные учитываются отдельно
  
• Сверхурочная работа — с письменного согласия, не более 4 часов в течение двух дней подряд, с повышенной оплатой
  
• Работа в выходные оформляется приказом с согласием работника и оплачивается не ниже двойного размера или компенсируется другим днём отдыха
  
• Зарплата выплачивается не реже раза в полмесяца, сроки закреплены в документах
  
• Фактические начисления совпадают с окладами и надбавками в договорах
  

Локальные акты и персональные данные

• Локальные акты не содержат условий хуже закона
  
• Есть документ о порядке обработки персональных данных, работники с ним ознакомлены под роспись
  
• Доступ к персональным данным есть только у уполномоченных лиц
  
• Данные не передаются третьим лицам без письменного согласия работника
  

Что исправлять в первую очередь

Когда список расхождений готов, расставьте приоритеты. Мы рекомендуем такой порядок.

1. Неоформленные и незарегистрированные отношения. Люди без договора, договоры подряда вместо трудовых, договоры в ЕНСТ без подписи ЭЦП. Эти ошибки затрагивают сам факт трудовых отношений, поэтому их исправляют первыми.
2. Всё, что влияет на увольнения и расчёты. Формулировки приказов, перечень грубых нарушений в ПВТР, предупреждения, расчёт в день увольнения, необоснованные срочные договоры. Особенно если в ближайшее время планируются увольнения или сокращение.
3. Порядок и документы на будущее. Доп. соглашения к старым изменениям, листы ознакомления, локальные акты, документ о персональных данных, шаблоны приказов.

Исправление прошлых ошибок — тонкая задача. Мы не рекомендуем просто «перепечатывать» документы задним числом: так легко создать новую проблему вместо старой. Как оформить исправление в каждом конкретном случае, лучше решать вместе с юристом.

Своими силами или с юристом

Первичную проверку по чек-листу можно провести внутри компании. Но в некоторых ситуациях стоит подключить специалиста сразу.

Юрист смотрит на документы иначе, чем кадровик. Его задача — не только найти расхождение, но и оценить, к каким последствиям оно может привести и как исправить его так, чтобы не создать новых рисков.

Итог

Кадровый аудит — это проверка того, говорят ли договоры, приказы, ЕНСТ и реальная работа одно и то же. Большинство рисков возникает не из-за сложных правовых вопросов, а из-за мелочей: неподписанной ЭЦП записи, изменения без доп. соглашения, приказа с неточной формулировкой. Регулярная сверка по чек-листу позволяет найти их до того, как ими заинтересуется кто-то другой.